DATENSCHUTZHINWEIS

Unser Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und Ihre Rechte – Informationen nach der
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten durch uns und Ihre daraus entstehenden Rechte geben. Welche Daten im Einzelnen
verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils beantragten bzw.
vereinbarten Dienstleistungen. Daher werden ggf. nicht alle hier enthaltenen Aussagen auf Sie zutreffen.

Darüber hinaus kann diese Datenschutzinformation von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Die aktuelle Version
finden Sie jederzeit unter:

Datenschutzhinweis

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

InMoment GmbH
Borselstraße 18
22765 Hamburg
Telefon: +49 (0) 40 369 833 0
datenschutz@inmoment.com

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

Externer Datenschutzbeauftragter der InMoment GmbH
c/o activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H.
Potsdamer Str. 3
80802 München
Telefon: +49 (0) 89 919 294 900
E-Mail: InMoment-gmbh@activemind.de

2. Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen
erhalten:

  • Unternehmensname mit Rechtsform und Anschrift
  • Titel und Namen
  • Telefonnummern
  • Faxnummern
  • E-Mailadressen
  • Tätigkeitsbereich bzw. Position

3. Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken und auf folgender Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

3.1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die InMoment GmbH verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung des Vertrages mit
unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

3.2. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, die eine Datenverarbeitung nach sich ziehen.
Hierzu zählen z. B.:

  • Steuergesetze sowie die gesetzliche Buchführung

Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen
Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche
erforderlich werden.

3.3. Im Rahmen der Interessensabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur
Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele für solche Fälle sind:

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Speicherung weiterer Ansprechpartner im CRM-System zur Kommunikation
  • Verarbeitung im Ticket-System (Support)

4. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Unternehmen erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung von
vorvertraglichen Maßnahmen, zur Erfüllung von vertraglichen, gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten
sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen.

Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten im Rahmen
von Auftragsverarbeitungen erhalten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen.
Dies sind z.B. Unternehmen in den Bereichen Buchhaltung, Datenvernichtung und IT-Dienstleistungen.

Sämtliche Dienstleister sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens ist zunächst zu
beachten, dass wir nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anwendbaren
Datenschutzvorschriften weitergeben.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

  • öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen
    einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
  • Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute (Abwicklung Zahlungsverkehr)
  • Steuerberater, Wirtschafts- und Lohnsteuer-/Betriebsprüfer (gesetzlicher Prüfungsauftrag)

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte
Drittstaaten) findet statt, soweit

  • Sie uns Ihre Einwilligung* erteilt haben;
  • es zur Durchführung einer vertraglichen Leistung erforderlich ist;
  • es zum Abschluss oder zur Erfüllung eines im Interesse der betroffenen Person von dem
    Verantwortlichen mit einer anderen natürlichen oder juristischen Person geschlossenen Vertrags
    erforderlich ist;
  • die Übermittlung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • die Übermittlung zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder anderer Personen
    erforderlich, sofern die betroffene Person aus physischen oder rechtlichen Gründen außerstande ist, ihre
    Einwilligung zu geben ist; oder
  • die Übermittlung aus einem Register erfolgt, das gemäß dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten
    zur Information der Öffentlichkeit bestimmt ist und entweder der gesamten Öffentlichkeit oder allen
    Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen können, zur Einsichtnahme offensteht, aber nur
    soweit die im Recht der Union oder der Mitgliedstaaten festgelegten Voraussetzungen für die
    Einsichtnahme im Einzelfall gegeben sind.

Darüber hinaus übermitteln wir keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen.

Wir nutzen jedoch für bestimmte Aufgaben Dienstleister, die meistens ebenfalls Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, den Mutterkonzern oder ihre Rechenzentren in einem Drittstaat haben können. Eine Übermittlung ist zulässig, wenn die Europäische Kommission entschieden hat, dass in einem Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO). Hat die Kommission keine solche Entscheidung getroffen, dürfen die Unternehmen oder der Dienstleister personenbezogene Daten an Dienstleister in einem Drittland nur übermitteln, sofern geeignete Garantien vorgesehen sind (Standarddatenschutzklauseln, die von der EUKommission bzw. der Aufsichtsbehörde in einem bestimmten Verfahren erlassen und genehmigt werden) und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.

Wir haben zudem mit unseren Dienstleistern vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern
immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen.
Dies gilt gleichermaßen für unsere Muttergesellschaft in den U.S.A.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer
vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder
gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht.

Ausnahmen ergeben sich,

  • soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen sind, z.B. Handelsgesetzbuch (HGB) und
    Abgabenordnung (AO), erforderlich sind. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw.
    Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre;
  • zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§
    195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre
    betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse durch uns oder einen Dritten erfolgt, werden die
personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten
Ausnahmen. Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese
Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei
denn es besteht eine der genannten Ausnahmen.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18

DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel
20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten ggf. Einschränkungen nach §§ 34 und 35
BDSG.

*Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns
gegenüber widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die
vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77
DSGVO i.V.m. § 19 BDSG). Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift
finden Sie unter:

https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen des Vertragsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für
die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und zur Erfüllung der damit
verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.
Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder
diesen auszuführen.

8. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Absatz 1 Satz 1 DSGVO
8.1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die
Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f)
DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn,
wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte
und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung
von Rechtsansprüchen.

8.2. Empfänger eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und
Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an:

InMoment GmbH
Borselstrasse 18
22765 Hamburg
Tel. +49(0) 40 369 833 0
E-Mail: datenschutz@inmoment.com

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